Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby Wspólnego Sekretariatu Programu Współpracy Interreg V-A Południowy Bałtyk 2014-2020

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.3.) Oddział zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141681456

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Domaniewska 39a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-672

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223783100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@cpe.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.cpe.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wsparcie w realizacji programów UE

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby Wspólnego Sekretariatu Programu Współpracy Interreg V-A Południowy Bałtyk 2014-2020

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e31182a7-c461-11ec-b879-9a86e5ac3946

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00135618

2.6.) Wersja ogłoszenia: 02

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-04-26

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00059880/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Organizacja spotkań w latach 2022-2023

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Interreg V-A Południowy Bałtyk 2014-2020

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu:
1) miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/,
Link do formularzy do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz komunikacji: https://obywatel.gov.pl/nforms/ezamowienia
2) ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal
Adres skrzynki ePUP: /CPE_Warszawa/SkrytkaESP
3) poczty elektronicznej
Adres poczty elektronicznej do komunikacji to: przetargi@cpe.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.
2. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu, opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu dostępnym pod adresem https://miniportal.uzp.gov.pl/WarunkiUslugi.aspx oraz Regulaminie ePUAP.
3. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z miniPortalu, określone w Regulaminie miniPortalu oraz zobowiązuje się korzystając z miniPortalu przestrzegać postanowień tego regulaminu.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do złożenia i wycofania oferty oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
5. Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP lub odpowiednio w odniesieniu do dokumentów które mogą być przekazane za pomocą poczty elektronicznej datę ich przesłania za pomocą poczty elektronicznej.
6. Każdorazowo kierując do zamawiającego oświadczenie, pismo, zawiadomienie lub wniosek wykonawca powinien powoływać się na numer referencyjny postępowania tj. WA.263.5.2022.SSz lub numer ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych a dotyczącym przedmiotowego postępowania.
7. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji, jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń za pomocą poczty elektronicznej. Tak przesyłana korespondencja nie może być szyfrowana.
8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r., poz. 2452), rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t. j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2247) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r., poz. 2415). Zamawiający w ramach postępowania dopuszcza do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych zastosowanie formatu .rar, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7z

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WA.263.5.2022.SSz

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kompleksowej organizacji spotkań na potrzeby Wspólnego Sekretariatu Programu Współpracy Interreg V-A Południowy Bałtyk 2014-2020 na terenie obszaru wsparcia Programu:
a) nie więcej niż 3 spotkań w Gdańsku (centrum miasta lub w odległości do 4 km od siedziby Wspólnego Sekretariatu PB po ciągach komunikacyjnych) lub w obszarze wsparcia Programu na terenie Polski,
b) nie więcej niż 2 spotkania na terenie państw uczestniczących, tj. Niemiec lub Danii lub Szwecji lub Litwie,
c) nie więcej niż 1 cateringu w siedzibie Wspólnego Sekretariatu PB, al. Grunwaldzka 186, 80-66 Gdańsk,
d) nie więcej niż 1 cateringu poza siedzibą Wspólnego Sekretariatu PB w Gdańsku (centrum miasta lub w odległości do 4 km od siedziby Wspólnego Sekretariatu PB po ciągach komunikacyjnych) lub w obszarze wsparcia Programu na terenie Polski lub w Warszawie w siedzibie Centrum Projektów Europejskich, ul. Domaniewska 39a, 02-672 Warszawa (opcja).

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Liczbę punktów, jaką uzyska badana oferta, w poszczególnych kryteriach, zamawiający obliczy w następujący sposób:
1. Cena
Przez cenę za całość przedmiotu zamówienia zamawiający rozumie łączny koszt za całość przedmiotu zamówienia, stanowiący całkowite, maksymalne wynagrodzenie wykonawcy, obliczony zgodnie z zasadami określonymi w SWZ (załącznik nr 1 do SWZ formularz oferty).
Maksymalna ilość możliwych do uzyskania punktów wg kryterium cena – 85 punktów.
Oferta z najniższą oferowaną ceną brutto „C min” otrzymuje punktów 85.
Każda inna oferta „C” otrzymuje ilość punktów w kryterium cena wynikającą z wyliczenia wg wzoru:

(Cmin/C) x 85 = c
Cmin – najniższa oferowana cena spośród ofert nieodrzuconych
C – cena badanej oferty
c – liczba punktów uzyskanych przez badaną ofertę z kryterium cena

Przy przeliczaniu liczbę punktów zamawiający zaokrągla do dwóch miejsc po przecinku w następujący sposób:
- końcówki poniżej 0,5 złotego pomija się,
- końcówki 0,5 złotego i wyższe zaokrągla się do 1 złotego.
2. Doświadczenie koordynatora
Przez doświadczenie koordynatora wyznaczonego do realizacji zamówienia zamawiający rozumie doświadczenie w realizacji usług polegających na zorganizowaniu co najmniej jednodniowej imprezy dla grupy minimum 25 osób każda.
Zamawiający akceptuje w ramach kryterium doświadczenie w realizacji usług zgodnych z programem/agenda merytoryczną/opisem przedmiotu zamówienia. Przez minimalną ilość osób, określoną powyżej zamawiający rozumie ogólną planowaną/przewidywaną liczbę uczestników przez zamawiającego usługę, zgodnie z programem/agenda merytoryczną/opisem przedmiotu zamówienia, a nie liczbę osób rzeczywiście korzystających z poszczególnych składowych usługi tj. np. cateringu.
Maksymalna ilość możliwych do uzyskania punktów wg kryterium doświadczenie koordynatora – 10 punktów.
W ramach kryterium wykonawcom zostaną przypisane punkty wg poniższych zasad:
• organizacja 7 i więcej imprez – 10 punktów
• organizacja 6 imprez – 8 punktów
• organizacja 4-5 imprez – 6 punktów
• organizacja 3 imprez – 4 punkty
• organizacja mniej niż 3 imprez – 0 punktów
Zamawiający w ramach kryterium wymaga podania danych osobowych (imienia i nazwiska) osoby wyznaczonej przez wykonawcę jako koordynatora.
3. Aspekty społeczne
Przez aspekty społeczne zamawiający rozumie zatrudnienie i utrzymanie zatrudnienia przez cały okres realizacji umowy osoby niepełnosprawnej, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 573 ze zm.)
Maksymalna ilość możliwych do uzyskania punktów wg kryterium aspekty społeczne – 5 punktów.
W ramach kryterium aspekty społeczne wykonawcom zostaną przypisane punkty wg poniższych zasad:
• w przypadku braku zatrudnienia przy realizacji zamówienia osoby niepełnosprawnej w wymiarze minimum 1/5 etatu – 0 punktów
• w przypadku zatrudnienia przy realizacji zamówienia osoby niepełnosprawnej w wymiarze minimum 1/5 etatu – 5 punktów.
4. W postępowaniu zwycięży oferta, która w wyniku oceny otrzyma najwyższą sumę punktów, uzyskaną we wszystkich kryteriach i spełni wszystkie wymogi zawarte w ustawie Prawo zamówień publicznych i SWZ.
5. Oferty zostaną ocenione przez członków komisji przetargowej.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 85

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Aspekty społeczne

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający, zgodnie z treścią art. 274 ust. 1 ustawy PZP wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, poniższych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, to jest:
wykazu wykonanych usług a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, potwierdzający że wykonawca zrealizował co najmniej 4 usługi tożsame z przedmiotem zamówienia i spełniające warunki określone w ust. 1 wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeśli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu wykonanych usług stanowi załącznik nr 5 do SWZ.

UWAGA: Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-05-09 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu, link do formularza: https://obywatel.gov.pl/nforms/ezamowienia

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-05-09 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-06-07

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE